Identificación y firma en la Ley 39/2015
En este episodio de Biblioteca Jurídica continuamos con la Ley 39/2015 en audio, avanzando dentro del Título I, dedicado a los interesados en el procedimiento. En esta ocasión escuchamos el Capítulo II, centrado en la identificación y firma de los interesados en el procedimiento administrativo.
Este bloque comprende los artículos 9 al 12 de la Ley 39/2015, que regulan los sistemas de identificación de los interesados, los sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas, el uso de esos medios en el procedimiento administrativo y la asistencia que debe prestarse a quienes necesitan relacionarse electrónicamente con la Administración.
Después de estudiar la capacidad de obrar, el concepto de interesado, la representación y los registros electrónicos de apoderamientos, este capítulo introduce una cuestión esencial en la Administración actual: cómo se acredita la identidad y cómo se firma válidamente en un procedimiento administrativo.
Sistemas de identificación de los interesados
El artículo 9 de la Ley 39/2015 regula los sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento administrativo. La regla de partida es que las Administraciones Públicas están obligadas a verificar la identidad de los interesados mediante la comprobación de su nombre y apellidos, denominación o razón social, según corresponda.
En el ámbito electrónico, la ley permite que los interesados se identifiquen ante las Administraciones Públicas mediante distintos sistemas. Entre ellos se encuentran los certificados electrónicos cualificados de firma electrónica y los certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la lista de confianza correspondiente.
También pueden admitirse otros sistemas que las Administraciones Públicas consideren válidos, siempre que cumplan los requisitos establecidos y cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar la identidad.
Identificación electrónica y garantías de seguridad
La regulación de la identificación electrónica en la Ley 39/2015 no se limita a enumerar sistemas técnicos. También incorpora garantías relacionadas con la seguridad, la ubicación de los recursos técnicos y la disponibilidad de los datos para las autoridades competentes.
En determinados supuestos, especialmente cuando se tratan categorías especiales de datos, la norma exige que los recursos necesarios para la recogida, almacenamiento, tratamiento y gestión de esos sistemas se encuentren en territorio de la Unión Europea o, en los casos previstos, en territorio español.
Esta previsión conecta la identificación electrónica con la protección de datos, la seguridad pública y la fiabilidad de las relaciones entre ciudadanos, empresas y Administraciones Públicas.
Para consultar la referencia oficial de estos preceptos, conviene acudir siempre al texto consolidado de la Ley 39/2015 en el BOE.
Sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas
El artículo 10 de la Ley 39/2015 regula los sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas. La ley establece que los interesados pueden firmar mediante cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento.
Cuando los interesados se relacionan electrónicamente con las Administraciones Públicas, se consideran válidos determinados sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada, así como sistemas de sello electrónico cualificado o avanzado, siempre que estén basados en certificados electrónicos cualificados expedidos por prestadores incluidos en la lista de confianza.
También pueden admitirse otros sistemas de firma que las Administraciones consideren válidos en los términos establecidos, siempre que permitan garantizar la identidad y cumplan las condiciones exigidas por la normativa aplicable.
Diferencia entre identificación y firma
Uno de los aspectos más importantes de este capítulo es distinguir entre identificación y firma. Identificarse permite acreditar quién es el interesado. Firmar, además, sirve para dejar constancia de una voluntad, consentimiento o actuación concreta dentro del procedimiento administrativo.
Por eso, no siempre es necesario firmar para realizar cualquier actuación administrativa. La Ley 39/2015 diferencia entre la identificación previa del interesado y aquellos casos en los que se exige obligatoriamente una firma.
Esta distinción resulta especialmente útil para opositores y estudiantes de Derecho Administrativo, porque ayuda a entender cuándo basta con acreditar la identidad y cuándo la Administración puede exigir una firma formal.
Uso de medios de identificación y firma en el procedimiento administrativo
El artículo 11 de la Ley 39/2015 establece la regla general sobre el uso de medios de identificación y firma en el procedimiento administrativo. Con carácter general, para realizar cualquier actuación prevista en el procedimiento, será suficiente con que los interesados acrediten previamente su identidad mediante alguno de los medios de identificación previstos en la ley.
La firma solo será obligatoria en determinados casos. La ley menciona expresamente la formulación de solicitudes, la presentación de declaraciones responsables o comunicaciones, la interposición de recursos, el desistimiento de acciones y la renuncia a derechos.
Esta regulación busca evitar una exigencia excesiva de firma en todas las actuaciones, manteniendo al mismo tiempo garantías suficientes en aquellos actos que implican una manifestación relevante de voluntad por parte del interesado.
Asistencia en el uso de medios electrónicos
El artículo 12 de la Ley 39/2015 regula la asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados. Las Administraciones Públicas deben garantizar que los interesados puedan relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, poniendo a su disposición los canales de acceso, sistemas y aplicaciones necesarios.
La ley también prevé que las Administraciones asistan en el uso de medios electrónicos a determinados interesados que así lo soliciten, especialmente en materias como identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del Registro Electrónico General y obtención de copias auténticas.
Esta asistencia resulta especialmente relevante para evitar que la digitalización administrativa se convierta en una barrera para quienes no disponen de los medios electrónicos necesarios o no están obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración.
Identificación o firma por funcionario público habilitado
El artículo 12 también contempla la posibilidad de que, cuando un interesado no disponga de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica pueda ser realizada válidamente por un funcionario público mediante el sistema de firma electrónica del que esté dotado.
Para ello, el interesado debe identificarse ante el funcionario y prestar su consentimiento expreso para esa actuación. Además, debe quedar constancia de dicho consentimiento para los casos en los que pueda existir discrepancia o litigio.
La Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales deben mantener actualizado un registro u otro sistema equivalente donde consten los funcionarios habilitados para esa identificación o firma. Estos sistemas deben ser interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas.
Por qué son importantes los artículos 9 al 12 de la Ley 39/2015
Los artículos 9 al 12 de la Ley 39/2015 son fundamentales para comprender el funcionamiento de la Administración electrónica. Regulan cómo se identifica el interesado, cómo puede firmar, cuándo se exige la firma y qué asistencia debe prestarse para facilitar el uso de medios electrónicos.
Esta parte de la ley tiene una importancia práctica evidente, porque afecta a trámites administrativos cotidianos: presentación de solicitudes, comunicaciones, recursos, declaraciones responsables, registros electrónicos, firma electrónica y actuación ante sedes electrónicas.
Para opositores, estudiantes y profesionales del ámbito administrativo, este bloque debe estudiarse con especial atención, ya que conecta directamente con la tramitación electrónica y con las garantías de los interesados en el procedimiento administrativo.
Si todavía no has escuchado el episodio anterior, puedes empezar por el episodio dedicado a los artículos 3 al 8 de la Ley 39/2015, donde se abordan la capacidad de obrar, el concepto de interesado, la representación y los registros electrónicos de apoderamientos.
Con este episodio continúa el recorrido por la Ley 39/2015 narrada y actualizada, avanzando en el estudio de los interesados en el procedimiento y de las herramientas que permiten su identificación y firma ante las Administraciones Públicas.
